Gestion électronique des documents et archivage légal pour les collectivités territoriales

Jour 1 : Fondamentaux et cadre réglementaire

Module 1 : Introduction à la gestion électronique des documents (2h)

Définitions et concepts clés : GED, SAE, Records Management
Évolution de la gestion documentaire dans les collectivités
Enjeux de la dématérialisation pour le service public
Bénéfices attendus : gains d'efficacité, réduction des coûts, amélioration du service
Panorama des solutions du marché adaptées aux collectivités
Cas pratique : diagnostic de la maturité documentaire de sa collectivité

Module 2 : Cadre juridique et réglementaire (2h30)

Législation applicable aux archives publiques (Code du patrimoine)
Valeur probante des documents électroniques
Règles d'authenticité, d'intégrité et de traçabilité
Obligations légales de conservation selon les types de documents
Circulaires et recommandations de la DGFIP et des Archives de France
Normes relatives à l'archivage électronique (NF Z42-013, ISO 14641)
Exercice : identification des durées de conservation pour différents documents territoriaux

Module 3 : RGPD et protection des données dans la GED (2h30)

Impact du RGPD sur la gestion documentaire
Identification des données à caractère personnel dans les documents administratifs
Principes de minimisation des données et limitation de conservation
Droits des personnes concernées : accès, rectification, effacement
Sécurisation des documents contenant des données sensibles
Atelier : élaboration d'une matrice d'analyse d'impact simplifiée pour un projet GED
Jour 2 : Méthodologie et mise en œuvre

Module 4 : Élaboration d'une politique de gestion documentaire (2h)

Méthodologie d'analyse des besoins documentaires
Cartographie des processus et des flux documentaires
Définition des cycles de vie des documents
Élaboration du plan de classement et de nommage
Conception du référentiel de conservation
Travail en groupe : ébauche d'une politique documentaire pour une collectivité type

Module 5 : Organisation et mise en œuvre opérationnelle (3h)

Structuration d'un projet GED en collectivité
Rôles et responsabilités des acteurs (référents, archiviste, DSI, utilisateurs)
Gestion du changement et accompagnement des utilisateurs
Interopérabilité avec les autres systèmes d'information
Continuité de service et plan de reprise d'activité
Atelier pratique : simulation de déploiement d'une GED dans une collectivité

Module 6 : Aspects techniques de la GED et du SAE (2h)

Architecture fonctionnelle d'un système GED/SAE
Formats pérennes pour l'archivage électronique (PDF/A, XML)
Métadonnées essentielles pour la gestion documentaire publique
Techniques d'indexation et de recherche
Signature électronique et horodatage
Démonstration : manipulation de documents dans un environnement GED
Jour 3 : Applications spécifiques et mise en pratique

Module 7 : Solutions GED pour les cas d'usage territoriaux (3h)

Gestion des délibérations et actes administratifs
Dématérialisation des marchés publics
GED pour les ressources humaines et les dossiers agents
Gestion des courriers entrants et sortants
Workflow pour les chaînes de validation
Archivage des documents d'urbanisme
Cas pratiques : paramétrage de workflows adaptés aux processus territoriaux

Module 8 : Sécurité et pérennité de l'information (2h)

Stratégies de conservation à long terme
Politique de sauvegarde et réversibilité
Gestion des droits d'accès et habilitations
Plan de continuité/reprise d'activité documentaire
Migration et conversion de formats dans le temps
Exercice : élaboration d'un plan de sécurisation des documents sensibles

Module 9 : Évaluation et amélioration continue (2h)

Définition d'indicateurs de performance du système documentaire
Audit de conformité réglementaire
Méthodes d'amélioration continue
Communication interne sur les bonnes pratiques
Projet de synthèse : élaboration d'une feuille de route pour son organisation
Plan d'action personnalisé et prochaines étapes

Comprendre les enjeux et le cadre réglementaire de la gestion documentaire dans le secteur public
Maîtriser les concepts fondamentaux de la GED et du Records Management
Savoir définir une politique d'archivage électronique conforme aux obligations légales
Acquérir une méthodologie pour organiser et structurer le système documentaire de sa collectivité
Identifier et mettre en œuvre les bonnes pratiques de conservation et de sécurisation des documents
Élaborer des stratégies efficaces pour la transition numérique des processus documentaires
Intégrer les exigences du RGPD dans la gestion documentaire publique

Agents et cadres des collectivités territoriales en charge de la gestion documentaire, archivistes, responsables administratifs, DSI, chargés de mission dématérialisation, DPO, secrétaires de mairie, directeurs des services, responsables qualité, ou toute personne impliquée dans la transformation numérique des processus documentaires au sein d'une collectivité.

Pour les formations qui nécessitent des prérequis les groupes de niveaux sont établis en fonction des résultats aux tests de positionnement.

 

Délai d'accès maximum : 2 mois,

sauf intra-entreprise ou spécifique : 4 semaines

Connaissance de l'environnement administratif des collectivités territoriales Notions de base en informatique Expérience dans la manipulation de documents administratifs Connaissance minimale des principes d'organisation et de classement

Modalités de formation:

 

• Formation réalisée en présentiel, à distance ou mixte,
• Toutes nos formations peuvent être organisées dans nos locaux ou sur site
• Feuille de présence signée en demi-journée, questionnaires d'évaluation de la satisfaction en fin de stage et 60 jours après, attestation de stage et certificat de réalisation.
• Horaires de la formation: 9h - 12h30 et 13h30 - 17h.
• Les horaires de la formation sont adaptables sur demande.

• Formateur expert dans le domaine,
• Mise à disposition d'un ordinateur, d'un support de cours remis à chaque participant,
• Vidéo projecteur, tableau blanc et paperboard,
• Formation basée sur une alternance d'apports théoriques et de mises en pratique
• Formation à distance à l'aide du logiciel Teams pour assurer les interactions avec le formateur et les autres stagiaires, accès aux supports et aux évaluations. Assistance pédagogique afin de permettre à l'apprenant de s'approprier son parcours. Assistance technique pour la prise en main des équipements et la résolution des problèmes de connexion ou d'accès. Méthodes pédagogiques : méthode expositive 50%, méthode active 50%.

Évaluation des acquis

Questionnaire de positionnement initial pour adapter le parcours
Évaluations formatives en cours de formation (quiz, exercices)
Mises en situation sur des cas pratiques de collectivités
Élaboration d'un mini-projet de politique documentaire évalué par le formateur
Questionnaire d'évaluation des connaissances en fin de formation
Auto-évaluation des compétences acquises

Suivi de progression

Plan d'action personnalisé élaboré en fin de formation
Bilan des acquis et axes d'amélioration identifiés
Feuille de route pour la mise en œuvre dans sa collectivité
Grille d'évaluation des compétences techniques et méthodologiques
Attestation de fin de formation détaillant les objectifs atteints

Accompagnement post-formation

Session collective de suivi à distance à J+60
Support technique par email pendant 2 mois
Webinaire de rappel sur les points clés à J+90
Accès à des ressources actualisées pendant 6 mois
Possibilité de rendez-vous individuel de suivi à distance

L'accessibilité des personnes en situation de handicap au cœur de nos préoccupations !En leur qualité d'Établissements recevant du public (ERP), les organismes de formation doivent respecter les dispositions en matière d'accessibilité des personnes en situation de handicap.

AFIB aménage et adapte ses installations et ses formations pour les rendre accessibles aux personnes handicapées, quel que soit leur handicap.

 

Un accueil adapté

Si vous êtes en situation de handicap, contactez nous avant le début de votre formation pour que nous puissions vous orienter efficacement et vous accueillir dans les meilleures conditions.

 

Des locaux aménagés

Nous aménageons l'accès à nos locaux et aux postes de travail en fonction des handicaps des personnes.

 

• Salles de cours et commodités adaptées au rez-de-chaussée (Mérignac)
• Salles de cours et commodités au premier étage avec ascenseur (Périgueux)

Notre parking est équipé d'une place réservée et nos locaux sont accessibles par une rampe d'accès pour les personnes à mobilité réduite.

Expertise technique

Spécialiste de la gestion documentaire dans le secteur public
Expérience significative en conduite de projets GED/SAE en collectivité
Maîtrise du cadre réglementaire de l'archivage public
Connaissance approfondie des processus administratifs territoriaux
Certification en Records Management et/ou archivage électronique
Veille active sur les évolutions juridiques et technologiques

Compétences pédagogiques

Expérience en formation d'adultes dans le secteur public
Capacité à vulgariser les aspects techniques et juridiques
Approche pragmatique orientée solutions
Adaptation aux différents profils et niveaux des participants
Animation dynamique favorisant la participation active
Méthodes pédagogiques variées pour maintenir l'intérêt

Qualités humaines

Écoute active et capacité d'adaptation
Sens de la pédagogie et patience
Réactivité face aux questions spécifiques
Capacité à créer une dynamique de groupe
Sensibilité aux enjeux du service public
Approche constructive et bienveillante dans les retours